6 erreurs qui font perdre des heures aux coordinateurs de bénévoles

Quand je suis devenue coordinatrice des bénévoles de Rêves Suisse, je pensais passer mon temps avec les gens. En réalité, je le passais dans ma boîte mail.

Une personne s'inscrivait sur le site de l'association. Je recopiais ses coordonnées à la main dans notre ancien logiciel. Puis je lui écrivais pour savoir quand elle était disponible, elle me répondait trois jours plus tard, et je mettais à jour le planning. Multipliez cela par chaque bénévole et chaque événement : on y laisse des soirées entières.

Ces heures perdues ne viennent pas d'un manque d'organisation. Elles viennent de quelques habitudes que presque toutes les associations partagent. En voici six, avec ce qui marche pour les éviter.

1. Gérer les inscriptions par e-mail

« Je suis libre samedi matin, peut-être l'après-midi. » Chaque réponse de ce genre appelle une autre question, puis une autre. Un échange pour une personne, c'est souvent quatre ou cinq messages.

Ce qui marche : un formulaire où chacun choisit lui-même ses créneaux et ses postes. La personne s'engage sur quelque chose de précis, et vous n'avez plus rien à demander.

2. Recopier les inscriptions à la main

Le formulaire du site envoie un e-mail, et quelqu'un recopie ensuite les informations dans un fichier. C'est lent, et chaque copie est une occasion de se tromper d'un chiffre dans un numéro de téléphone.

Ce qui marche : que l'inscription arrive directement là où vous organisez. Une donnée saisie une seule fois, par la personne elle-même, est une donnée juste.

3. Un fichier Excel qui circule en plusieurs versions

Planning_final.xlsx, Planning_final_v2.xlsx, Planning_final_VRAI.xlsx. Le comité modifie une version, la responsable de la buvette une autre, et le jour J personne ne sait laquelle est la bonne.

Ce qui marche : un seul planning, en ligne, que toutes les personnes concernées consultent au même endroit. Ce qui change est visible tout de suite, pour tout le monde.

4. Des postes trop flous

« Aide à l'accueil » ne dit ni à quelle heure arriver, ni combien de personnes il faut, ni à qui s'adresser sur place. Résultat : trois personnes à 8 h, personne à 14 h.

Ce qui marche : pour chaque poste, un horaire, un nombre de places et une personne responsable. Vous voyez d'un coup d'œil ce qui est complet et ce qui reste à pourvoir.

5. Compter sur la mémoire de chacun

Une inscription faite trois semaines avant l'événement s'oublie facilement. Les absences de dernière minute viennent souvent de là, pas d'un manque de motivation.

Ce qui marche : un rappel envoyé quelques jours avant, avec l'heure, le lieu et le poste. Il prend une minute à préparer une fois, et il évite des heures à chercher des remplaçants.

6. Oublier de remercier

Après l'événement, l'équipe est épuisée et le merci passe à la trappe. Pourtant, c'est ce qui fait revenir les bénévoles l'année suivante.

Ce qui marche : un message de remerciement prévu à l'avance, et une attestation pour celles et ceux qui en ont besoin, par exemple pour un CV ou une demande de formation.

En résumé

Aucune de ces erreurs n'est grave en soi. C'est leur accumulation qui transforme chaque événement en marathon administratif, et qui fatigue les personnes qui s'engagent le plus.

C'est pour régler ces six problèmes que j'ai créé Jenialo. Aujourd'hui, Rêves Suisse l'utilise pour tous ses événements : les bénévoles s'inscrivent eux-mêmes sur leurs créneaux, le planning est à jour pour tout le monde, les rappels et les attestations partent tout seuls. Et je retrouve mes soirées.

Si vous vous êtes reconnu dans deux ou trois de ces erreurs, essayez Jenialo gratuitement pendant 7 jours, pour un seul événement ou pour toute l'année.